CURSO "TÉCNICAS DE NEGOCIACIÓN"

Autores:

José Ignacio Peña Alarcón

Juan Pablo Manrique Rivera

Juan Camilo Garzón Quevedo

 

CÓMO GESTIONAR LAS RELACIONES CON LOS DEMÁS

La negociación es una práctica que se deriva de la vida en sociedad –Pues no se puede negociar con uno mismo–.

Gran parte de cada negociación depende de las relaciones entre las partes –No basta con tener un gran dominio del tema– De nada sirve llevar los mejores argumentos a un entorno donde no serán escuchados. Existe un sin número de factores que pueden alterar la percepción de las personas acerca de un mismo tema: quién lo dijo, cuando lo dijo y que actitud poseía al decirlo. Estos son algunos de los factores que más determinan qué impacto tendrán nuestras palabras sobre nuestros interlocutores.

En la lectura "Cómo Gestionar las Relaciones con los demás" del libro "El arte de negociar"–Realizada en el primer corte del curso "Técnicas de negociación"– se habla acerca de las distintas dinámicas que se pueden presentar en una negociación, y los factores que influyen a las mismas. En la lectura se hace énfasis en dos términos "rol" y "status".

-El status habla de los deberes y derechos que se esperan de una persona según cómo se desempeña en su sociedad. Por ejemplo: De un doctor se espera que cumpla con su juramento hipocrático y a su vez solo por desempeñarse como doctor goza de respeto y admiración.

-Por otro lado, el rol es el papel que puede desempeñar una persona bajo un mismo status, por ejemplo: Una madre aunque este bajo el status de madre puede adoptar un rol amoroso, desinteresado o sobreprotector según lo desee.

Es justamente por estos conceptos de rol y status que a manera personal considero esta temática una de las más relevantes del curso, pues ayuda a entender de qué forma actuar al momento de negociar.

NEGOCIACIÓN INTERNACIONAL: PROCESOS CLAVE PARA EL ÉXITO

La negociación internacional es un arte complejo que implica interactuar con personas de diferentes culturas y países para lograr acuerdos beneficiosos para todas las partes involucradas. Dominar este proceso requiere habilidades interpersonales sólidas, una comprensión profunda de las diferencias culturales y la capacidad de adaptarse a entornos comerciales internacionales cambiantes. A continuación, exploraremos los procesos clave que se deben llevar a cabo para una negociación internacional exitosa:

 

1. Preparación: Conocer es Poder

Antes de embarcarse en una negociación internacional, es esencial realizar una preparación exhaustiva. Esto incluye investigar y comprender la cultura, las costumbres y las prácticas comerciales del país o países con los que se negociará. Además, es fundamental analizar los objetivos y las posiciones de negociación propias, así como identificar los intereses y objetivos de la contraparte. La información recopilada durante esta etapa preparatoria servirá como base sólida para el desarrollo de estrategias efectivas.

 

2. Establecimiento de Objetivos: Definiendo el Rumbo

Durante esta etapa, se deben establecer objetivos claros y realistas para la negociación. Es fundamental definir qué se espera lograr y qué resultados se considerarían exitosos. Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en tiempo (conocidos como objetivos SMART). Establecer estos objetivos proporcionará una dirección clara y ayudará a mantener el enfoque durante la negociación.

 

3. Comunicación: Rompiendo Barreras

La comunicación efectiva es un pilar fundamental de cualquier negociación internacional. Establecer canales de comunicación abiertos y claros con la contraparte es esencial para evitar malentendidos y construir confianza. Además, es importante tener en cuenta las diferencias culturales y lingüísticas. Al adaptar el estilo de comunicación y utilizar un lenguaje claro y conciso, se facilita la comprensión mutua y se evitan posibles conflictos.

 

4. Propuestas y Contraofertas: Buscando un Terreno Común

Durante la negociación, ambas partes presentarán propuestas y contraofertas en busca de un acuerdo mutuamente aceptable. Estas propuestas deben estar respaldadas por argumentos sólidos y fundamentos lógicos. Es fundamental demostrar el valor y los beneficios de las propuestas, destacando cómo se alinean con los intereses de ambas partes. Además, se debe estar dispuesto a escuchar las propuestas de la contraparte y buscar un terreno común para avanzar hacia un acuerdo.

 

5. Concesiones: El Arte del Equilibrio

En una negociación internacional, es probable que ambas partes tengan que hacer concesiones para llegar a un acuerdo. Durante esta etapa, es importante evaluar cuidadosamente las concesiones propias y las de la contraparte. Es necesario considerar qué concesiones son aceptables y cuáles podrían afectar negativamente los intereses fundamentales.

 

6. Resolución de Conflictos: Transformando Desafíos en Oportunidades

Durante una negociación internacional, pueden surgir conflictos o desacuerdos. Es importante abordar estos problemas de manera constructiva y buscar soluciones mutuamente beneficiosas. La resolución de conflictos implica identificar y comprender las preocupaciones de ambas partes, explorar opciones y colaborar en la búsqueda de soluciones creativas. El uso de mediadores o facilitadores puede ser beneficioso en situaciones donde las diferencias culturales o las barreras idiomáticas dificulten la resolución directa.

 

7. Cierre del Acuerdo: Documentar el Éxito

Una vez que se alcanza un acuerdo, se procede a formalizarlo y redactarlo en un contrato o acuerdo legalmente vinculante. Es esencial revisar cuidadosamente todos los términos y condiciones antes de cerrar el acuerdo. Se recomienda buscar asesoramiento legal para garantizar que el acuerdo refleje los intereses y los términos acordados durante la negociación. Al cerrar el acuerdo, se sientan las bases para una relación comercial exitosa y duradera.

 

8. Seguimiento y Cumplimiento: Manteniendo la Promesa

Después de que se haya alcanzado un acuerdo, es importante hacer un seguimiento para garantizar el cumplimiento de los compromisos acordados por ambas partes. Esto implica establecer mecanismos de supervisión y evaluación para asegurarse de que ambas partes estén cumpliendo con sus obligaciones. En caso de surgir problemas o disputas, es fundamental abordarlos de manera rápida y justa, utilizando los canales de comunicación establecidos durante la negociación.

En resumen, una negociación internacional exitosa requiere una sólida preparación, una comunicación efectiva, la presentación de propuestas y contraofertas, la capacidad de hacer concesiones, la resolución constructiva de conflictos y un seguimiento riguroso del acuerdo alcanzado. Al dominar estos procesos, se aumentan las posibilidades de lograr acuerdos beneficiosos para todas las partes involucradas y se sientan las bases para una relación comercial sólida y duradera en el ámbito internacional. 

COMUNICACIÓN Y CREATIVIDAD EN LAS NEGOCIACIONES

1. Que se comunica durante una negociación? 

En esencia de podría determinar que, gran parte de la comunicación durante una negociación no se enfoca únicamente en las preferencias de un negociador. Si bien a la hora de la verdad nos encontramos con la combinación de contenido que se puede analizar y el que no, esto puede variar según los problemas discutidos o la negociación que se vaya a realizar, es importante tener en cuenta que el contenido de la comunicación solo es responsable en parte de los resultados obtenidos en una negociación. Otros factores, como la relación entre las partes involucradas, las tácticas y o métodos de negociación utilizados, los temas a tratar, la creatividad de los involucrados, y las circunstancias externas, el estado de ánimo, la relación entre los negociadores, entre otras cosas, también desempeñan un papel crucial en los resultados finales. Por lo tanto, es necesario considerar una variedad de elementos y estrategias para lograr una negociación exitosa.

2. Ofertas, contraofertas y motivos.

A lo largo de la historia se conoce que los negociadores han identificado preferencias y actúan racionalmente sobre esas preferencias. Las preferencias del negociador reflejan en gran medida su motivación básica, que también se comunica durante las negociaciones y que afecta significativamente el comportamiento de la contraparte y los resultados de las negociaciones. La estructura comunicativa de la conversación incluye:

• La comunicación de la oferta es un proceso de constante cambio y movimiento. 
• El proceso de subasta es interactivo, es decir, existe una interacción activa entre las partes participantes. 
• Varios factores internos y externos contribuyen a esta interacción. 
• El proceso de oferta y contraoferta es dinámico e interactivo y está limitado por circunstancias y circunstancias. 

Durante este proceso, los parámetros de las negociaciones se reevalúan constantemente, lo que en última instancia conduce a una reducción del alcance de las negociaciones y lleva la discusión hacia un acuerdo.

3. Información de las opciones.

Transmitir información a la contraparte implica compartir los detalles de una Mejor Alternativa para un Acuerdo Negociado (MAPAN), la cual puede cambiar a lo largo de una negociación. Es importante que los negociadores que cuentan con una MAPAN atractiva comuniquen a la otra parte si esperan obtener sus beneficios completos. El estilo y el tono en que se comparte esta información sobre la MAPAN atractiva también son relevantes. Al comunicar de manera cortés y con sutileza a la otra parte que se dispone de una buena opción, se logra una ventaja sin hacer que se sienta incómoda.

4. Información de los resultados.

Los negociadores deben tener cautela y no demostrar sentimientos ni reacciones fuertes en lo que tenga que ver con la otra parte sus resultados e incluso sus reacciones positivas o el beneficio que obtengan de estos, sobre todo si en el futuro van a negociar otra vez con esa parte. 

5. Razones sociales.

Los negociadores se encargan de dar explicaciones a la otra parte, especialmente cuando necesitan justificar noticias desfavorables. Existen tres tipos importantes de explicaciones:

• Explicaciones de circunstancias atenuantes: En estas explicaciones, los negociadores sugieren que solo pudieron adoptar las posiciones disponibles debido a circunstancias específicas.
• Explicaciones de circunstancias de exoneración: En este caso, los negociadores explican sus posiciones desde una perspectiva más amplia, sugiriendo que, aunque su posición actual pueda parecer negativa, se deriva de motivos positivos.
• Explicaciones de re delimitación: En estas explicaciones, se explican los resultados al cambiar el contexto en el que se produjeron, buscando brindar una perspectiva diferente o justificarlos.

En resumen, los negociadores recurren a estas explicaciones para proporcionar razones y justificaciones cuando necesitan transmitir noticias desfavorables a la otra parte.

6. Comunicación acerca de los procesos.

Cierta comunicación trata del proceso de negociación mismo: si transcurre bien o cuáles procedimientos pueden adoptarse para mejorar la situación. En resumen en analizar el proceso con el cual se está llevando a cabo la negociación y poder identificar de manera oportuna el cambio de rumbo de la misma.

7. Cómo mejorar la comunicación?

Las interrupciones y fallas en una negociación a menudo se deben a fallas y distorsiones en la percepción, el conocimiento y la comunicación. Para mejorar la comunicación en una negociación, existen tres técnicas principales:

1. Formular preguntas: Las preguntas desempeñan un papel importante para obtener información y protegerla. Formular preguntas adecuadas permite a los negociadores obtener información sobre la postura, argumentos de apoyo y necesidades de la otra parte. Hay dos categorías de preguntas:

• Preguntas manejables: Estas preguntas generan atención, preparan el pensamiento de la otra persona para responder preguntas adicionales, obtienen información y generan ideas.
• Preguntas inmanejables: Estas preguntas pueden provocar dificultades, revelar información y llevar la discusión a conclusiones erróneas.

    2. Escuchar: La escucha desempeña un papel fundamental en la comunicación efectiva. Hay tres             formas principales de escucha:

• Escucha pasiva: Implica recibir los mensajes sin dar señales al emisor sobre la precisión o comprensión de la información recibida.
• Reconocimiento: Los receptores suelen asentir con la cabeza, mantener contacto visual o intercalar respuestas para mostrar que están prestando atención.
• Escucha activa: Los receptores emplean esta técnica al volver a expresar el mensaje del emisor en sus propias palabras. La escucha activa fomenta que las personas expresen sus sentimientos, prioridades, marcos de referencia y posiciones de manera más completa.

    3. Invertir funciones: Continuar debatiendo desde una posición específica puede llevar a una "participación ciega" o a un ciclo de reforzamiento de argumentos que impide que los negociadores reconozcan la posible compatibilidad entre su posición y la de la otra parte. Las técnicas de inversión de funciones permiten a los negociadores comprender plenamente las posiciones de la otra parte al debatir activamente sobre esas posiciones hasta que la otra parte esté convencida de que se ha comprendido. Al hacerlo, se logra comprender la posición de la otra persona, se puede aceptar su validez y se descubren formas de modificar ambas posiciones para hacerlas compatibles.

En ese orden de ideas, estas técnicas (formular preguntas, escuchar y invertir funciones) contribuyen a mejorar la comunicación en una negociación y a evitar interrupciones y fallas al abordar las distorsiones y limitaciones que pueden surgir en el proceso.

8. Creatividad en las negociaciones.  

A lo largo de estas temáticas hemos aprendido a como la creatividad tomada desde el punto de vista de las negociaciones, funciona como una habilidad clave para este tipo de situaciones, esto, ya que permite a las partes involucradas idear de manera satisfactoria, soluciones poco convencionales, que a la hora de la verdad le sirvan a los “negociadores”, esto basándonos en la idea de que el ser humano en general es un ser imaginativo, el cual bajo situaciones complicadas o de estrés genera ideas que se relacionen teniendo en cuenta diferentes contextos, opiniones y hechos que sucedan en el momento, todo en la búsqueda de soluciones.

En este orden de ideas los procesos de negociación se ven afectados en su gran mayoría positivamente debido a que, como se mencionó anteriormente, los involucrados, mediante procesos creativos generan ideas que hasta cierto punto convienen a ambas partes, esto también genera confianza con la contra parte con la que se está negociando, debido a que la otra persona al ver que se producen ideas que también están dentro de sus intereses, no toma posturas tan a la defensiva y es más probable que reaccionen de manera positiva a cualquier propuesta planteada.

En conclusión, se puede decir que ser creativos a la hora de negociar es beneficioso siempre y cuando la persona que se involucre en estas situaciones sepa utilizar la creatividad de manera asertiva para generar soluciones que beneficien a todas las partes de la negociación.